Организатор

Как и кой ще организира сватбата? Това е въпрос, който си задават много бъдещи младоженци. В общи линии вариантите са два:

• традиционен: организирате я сами или с помощта на роднините – така, както са правили вашите майки и баби;
• актуален: организира я професионалист, по-известен като сватбен агент или организатор. Той може да бъде ангажиран както за цялостна, така и за частична организация на събитието.

Преди да отхвърлите идеята за наемане на сватбен координатор, помислете добре колко ще ви коства да свършите всичко сами. Имате ли наистина достатъчно свободно време да проучвате, обикаляте и резервирате ритуална зала, църква, ресторант, да поръчате и да вземете поканите, да се обадите на всички потенциални фотографи, оператори, цветари? Може ли да излизате от работа, за да свършите тези задачи? Ако се притеснявате, че наемането на сватбен агент е лукс, който не може да си позволите – недейте! Това е мит, който по-скоро не отговаря на реалността. В действителност организаторът работи в защита на вашите интереси, а това означава и в защита на вашия портфейл. 

Предимства на професионалния сватбен организатор

Освен че пести време и нерви на бъдещите младоженци професионалният организатор на сватби: 

1. Консултира и съветва относно цялостната и навременна подготовка на сватбата, включително и определянето на бюджета; 
2. Грижи се за всички стъпки от организацията на празненството: запазване и наемане на ритуална зала, църква, ресторант, украса, покани, халки, булчинска рокля, букети, торта, DJ, фотограф, оператор, автомобил и всичко останало, което младоженците пожелаят;
3. Предварително проучва цените, условията и качеството на предлаганите услуги, за да предложи най-подходящото и изгодно за клиентите си. Не забравяйте, че като човек от бранша, той има събрана информация от кухнята на събитията. Затова ще предложи само проверени и доказани изпълнители и доставчици;
4. Доста често успява да договори преференции, отстъпки или по-добри цени на услугите, което е в ползва на вашия сватбен бюджет. Например, може да спести от времето за наем на залата, като организира допълнителни хора за подреждането. Или да осигури преференциални цени за алкохола или цветята. В този ред на мисли сватбеният организатор може да се разглежда като добра инвестиция; 
5. Благодарение на опита си координаторът ще ви помогне да избегнете всички нервни сривове и гафове, които могат да възникнат. Той ще гарантира да не пропуснете и някоя важна подробност. Може да гледате на организатора като на вашата застрахова „спокойствие“;
6. Комуникира с всички доставчици и фирми и се грижи за спазването на сроковете и качеството на изпълнението. Той е буферът между вас и всички останали наети лица;
7. Поема координацията и организацията в самия ден на сватбата – така младоженците могат да се насладят на празника си пълноценно! Наличието на координатор в деня на събитието е незаменимо за гладкото протичане на цялото тържество. Координаторът ще следи за спазването на графика и програмата, ще поеме въпросите на гостите, ще организира всички подизпълнители. А при непредвидени ситуации ще реагира своевременно, докато младоженците и гостите празнуват необезпокоявано.

Кога наемането на професионалист е задължително:

• Изоставате в графика на сватбената организация;
• Работите на пълен работен ден, което ви възпрепятства да се срещате с доставчиците на услуги в делнични дни;
• Съвсем сами сте в организирането на събитието и не може да разчитате на приятелско (или роднинско) рамо;
• Не познавате хора, които да ви дадат надеждни препоръки за наемането на различни професионалисти за сватбата;
• Правите тържество в друго населено място или държава;
• Срокът за подготовка е много кратък;
• Има противоречия по отношение на организацията между младоженците и/или техните семейства;
• Никога не сте обичали да организирате каквото и да е;
• Не може да понесете още стрес в напрегнатото си ежедневие и предпочитате да не се натоварвате излишно. Сватбата трябва да е приятно и хубаво изживяване – оставете професионалист да се погрижи за събитието!

Съвети при избор на организатор на сватба:

• Избирането и ангажирането на сватбения агент трябва да бъде първата стъпка в списъка ви със задачи. Добрите професионалисти се наемат поне половин година по-рано от събитието (а за още по-сигурно една година по-рано);
• Ако сте решили да ползвате услугите на агенция, не бързайте да резервирате сами място, фотограф, кола и т.н. Това е в задълженията на професионалистите! Те ще ви помогнат за подбора и ще ви договорят по-изгодни условия за ползване;
• Когато се спрете на предпочитаната от вас агенция, уточнете дали поемат повече от едно тържество на дата и дали искате пълна или частична организация на сватбата. При пълната организация ще разчитате на организатора за всичко – от избора на булчинската рокля до подреждането на ресторанта след събитието. А понякога сватбеният организатор може да бъде нает само като координатор на вече организираното от вас тържество;
• Внимавайте с твърде евтините оферти – това обикновено означава, че събират комисионни от другите доставчици на услуги. Червена лампа е и изискване за задължително ползване на дадена услуга или даден подизпълнител.

Какво включва работата на сватбения организатор?

Организаторът е диригентът на събитието. Чрез правилно планиране, проучване координиране и менажиране на различните елементи от сватбата той осигурява хармонично и перфектно протичане на тържеството. 

Организаторът помага да уточните основните детайли на сватбата – дата, място, стил и тема на украсата и детайлите, тип на празненството (на открито или на закрито, с колко и какви церемонии и т.н.). Той ще ви препоръча локации и професионалисти за всички етапи от събитието.

Добрият професионалист консултира и обяснява на бъдещите младоженци всички тънкости на сватбата като събитие. Той помага да се направи най-подходящия сценарий и график за самото тържество. Може да ви насочи какво се прави обикновено и какво може да се направи по-различно.

Организаторът запазва часове и дати за ритуалната зала, църквата и ресторанта. Грижи се за придвижването на необходимите документи и при нужда съдейства за издаването им. А при смесен брак организира легализацията на нужните документи от чужбина.

Сватбеният координатор ще ви помогне в избора на фотограф, видеограф, водещ, DJ, флорист, фризьор, гримьор, сладкар и всички останали доставчици на услуги, от които се нуждаете. А след това ще ги наеме за необходимия ден и час. И ще направи всичко това вместо вас, като спазва стриктно графика на организацията. 

Организаторът поема вместо вас комуникацията (и често разправиите) с всички останали участници в сватбения процес: администрация, църковни служители, фотографи, видеооператори, дисководещи, гости, роднини, доставчици, цветари, управители и служители на ресторанти, места за настаняване, неканени оркестри и фотографи пред ритуалната зала и др.

Сватбеният организатор ще обсъди с вас визията и ще организира цялостната декорация на ресторанта и местата на ритуалите. Той ще се погрижи за осигуряване на необходимите шатри, маси, арки, фото стени и други декори. Ще се заеме с поръчката и вземането на поканите и сватбените подаръчета. Той дори може да организира избора на булчинска рокля и графика на пробите при шивача и избора на тоалетите на останалите важни участници в събитието. Ще се погрижи за кетъринга и менюто в ресторанта и ще осигури локациите на сватбената ви фотосесия. 

И не на последно място организаторът ще координира протичането на събитието на място, така че всяка непредвидена ситуация да бъде решена максимално бързо и компетентно – и по възможност без да се притесняват младоженците. 

Сватбата е едно от най-важните събития, които организирате през живота си. Направете я според вашите виждания, така че тя да бъде наистина вашият мечтан ден!

За впечатляваща цялостна сватбена украса се доверете на професионалните ни услуги! Свържете се с нас!